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Política de Tratamiento de Datos Personales

  1. Objeto

Esta política tiene como objetivo garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que ha sido recolectada sobre ellas en las bases de datos o archivos de MAQIMPORT S.A.S.. La compañía será considerada la responsable de la información recopilada.

  1. Ámbito de Aplicación

Este manual de políticas será aplicable a todos los datos personales registrados en cualquier base de datos que sea susceptible de tratamiento por parte de MAQIMPORT S.A.S..

III. Alcance

Este manual de políticas aplica en todos los niveles de la compañía y a todas las bases de datos personales en posesión de MAQIMPORT S.A.S., así como a los encargados del tratamiento de datos personales que actúen en nombre de la compañía.

  1. Antecedentes

La Ley 1581 de 2012 reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos. El Decreto 1377 de 2013 reglamentó dicha ley para facilitar su implementación, abarcando aspectos como la autorización del titular, las políticas de tratamiento, el ejercicio de derechos y la transferencia de datos.

  1. Finalidad de la Base de Datos

La recolección de datos personales por parte de MAQIMPORT S.A.S. tendrá las siguientes finalidades, acordes con su objeto social:

  • Compra, venta, importación, exportación, ensamble, reparación, distribución, comercialización, alquiler y arrendamiento de maquinaria y equipos para las actividades pesqueras, agrícolas, de construcción, minera y de transporte en general.
  • Representación comercial o agenciamiento de sociedades comerciales.
  • Asesoría o consultoría a sociedades.
  • Formar parte de otros tipos de sociedades, consorcios, uniones temporales o contratos de participación.
  • Invertir fondos y recursos en bienes muebles o inmuebles.
  • Contratación y venta de asesorías y capacitación.
  • Compra y venta de bienes muebles y mercaderías.
  • Mercadeo y publicidad de nuestros productos y servicios.
  1. Tratamiento de Datos Personales

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, MAQIMPORT S.A.S. realizará operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de datos. Este tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en el presente manual de políticas. El tratamiento de datos personales también se realizará cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

VII. Derechos de los Titulares de Datos Personales

En el tratamiento de datos personales, MAQIMPORT S.A.S. respetará en todo momento los derechos de los titulares, que son:

  • Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a la compañía o sus encargados.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no requiera dicho requisito. Las excepciones incluyen información de entidades públicas, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica, fines históricos/estadísticos/científicos y datos de registro civil.
  • Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
  • Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

VIII. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

Las peticiones, consultas y reclamos para ejercer los derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización de datos personales deberán ser dirigidos a:

  • Correo electrónico: ventas@maqimport.com
  1. Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares

Los titulares de datos personales pueden ejercer sus derechos de acuerdo con los siguientes procedimientos:

  • A. Procedimiento para Solicitar Prueba de la Autorización: La solicitud se radicará a través de los datos de contacto mencionados, indicando el nombre completo del titular, su número de identificación y la dirección física o electrónica para la respuesta.
    • La respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud.
    • Si no es posible responder en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Acotación – autorización por contacto:
Cuando el Titular se comunique con MAQIMPORT S.A.S. por cualquiera de nuestros canales oficiales y suministre voluntariamente sus datos tras ser informado, se entenderá otorgada la autorización para su tratamiento por conducta inequívoca, conforme a la Política publicada en https://maqimport.com/politicas-de-privacidad/ en todo caso podrá solicitar en cualquier momento la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus datos.

  • B. Procedimiento para Rectificar y Suprimir Información y/o Revocar Autorizaciones:
    • Si la solicitud está incompleta, se requerirá al interesado para que la subsane en un plazo de cinco (5) días. Si no se completa en dos (2) meses, se entenderá que ha desistido.
    • Si la solicitud es recibida por una persona no competente, esta la trasladará al área correspondiente en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
    • Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
    • El término máximo para atender la solicitud es de quince (15) días hábiles. Si no es posible responder en este plazo, se informará al interesado el motivo y la nueva fecha de respuesta, que no podrá exceder de ocho (8) días hábiles adicionales.
  1. Obligaciones de MAQIMPORT S.A.S.

La compañía tiene las siguientes obligaciones:

  1. Garantizar el pleno y efectivo ejercicio de los derechos del titular.
  2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias.
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información de forma oportuna.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta.
  8. Suministrar al encargado, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
  9. Exigir al encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información.
  10. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes en los términos señalados en la ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
  12. Informar al encargado cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular.
  13. Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. Disposiciones Especiales
  • Tratamiento de Datos Sensibles: El tratamiento de datos sensibles está prohibido, excepto cuando el titular haya otorgado su autorización explícita. Otras excepciones incluyen casos de interés vital del titular, fines judiciales, históricos, estadísticos o científicos.
  • Protección de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes: El tratamiento de datos personales de menores está proscrito, salvo aquellos que sean de naturaleza pública. En todo caso, su tratamiento debe respetar el interés superior del menor y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales. La familia y la sociedad deben velar por el cumplimiento de estas obligaciones.
  • Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability): MAQIMPORT S.A.S. se compromete a implementar un programa integral de protección de datos personales y a mantener los registros y políticas que le permitan demostrar que ha adoptado las medidas apropiadas para el cumplimiento de la ley.
  • Transferencia Internacional de Datos: Se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen un nivel adecuado de protección. Esta prohibición no regirá si el titular ha dado su autorización expresa para la transferencia.
  • Quejas ante la Autoridad Competente: El titular que considere que su información debe ser actualizada, corregida o suprimida, o que advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo ante MAQIMPORT S.A.S.. Si no se atiende la solicitud en los términos de ley, podrá presentar una queja o denuncia ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

XII. Protección del Consumidor y sus Datos (Estatuto del Consumidor – Ley 1480 de 2011)

En cumplimiento con el Estatuto del Consumidor, MAQIMPORT S.A.S. reconoce y garantiza la protección de los derechos de sus clientes en las relaciones de consumo.

  • Información adecuada: El consumidor tiene derecho a recibir información clara, veraz y suficiente que le permita tomar decisiones de consumo bien fundadas. La publicidad debe ser clara y no engañosa, y la compañía será responsable de los perjuicios que cause cualquier publicidad engañosa.
  • Prueba de la transacción: El consumidor tiene el derecho de exigir, a costa de la compañía, una constancia de cualquier operación de consumo que realice. La factura o su equivalente podrá servir como dicha constancia.
  • Cláusulas abusivas: Se consideran ineficaces las cláusulas que produzcan un desequilibrio injustificado en perjuicio del consumidor. La compañía se abstendrá de incluir en los contratos cláusulas que limiten su responsabilidad, inviertan la carga de la prueba en perjuicio del consumidor, o que impliquen la renuncia de los derechos que le corresponden por ley.
  • Protección de menores: En su calidad de consumidores, los niños, niñas y adolescentes recibirán una protección especial. Cuando se realicen ventas utilizando herramientas de comercio electrónico, la compañía tomará las medidas posibles para verificar la edad del consumidor.

XIII. Periodo de Vigencia de las Bases de Datos

Las bases de datos de MAQIMPORT S.A.S. tendrán un período de vigencia que corresponda a la finalidad para la cual se autorizó su tratamiento o, en su defecto, diez (10) años.